Persanele obligate sa iti tina contabilitatea conform cu legea sunt obligate sa pastreze toate docmentele contabile si sa le arhiveze in mod corespunzator, si la fel si pe cele justificative in baza carora se va face inregistrarea in contabilitate.
Arhivatorul ne ofera mai multe informatii despre cum ar trebui sa fie stocate si depozitate aceste documente.Pastrarea registrelor si documentelor justificative si contabile se va face la domiciliul fiscal ori la sediul secundar in functie de caz.
De asemenea, toate documntele pot sa mai fie arhivate si de alte persoane juridice din tara noastra care au conditii corespunzatoare pe baza unor contracte pentru prestari servicii cu titlu oneros. In cazu acesta societatea care incredinteaza documentele pentru a fi arhivate instiinteaza organele fiscale teritoriale. In amandoua cazurile raspunderea in ceea ce priveste arhivarea revine administratorilor, ordonatorilor de credite si altor persoane care au obligatia de a gestiona unitatile beneficiare.
Pentru controalele facute de catre organele abilitate persoanele juridice au obligatia de a prezenta si la domiciliul fiscal documentele solicitate.
Arhivarea se face conform cu prevederile legale si cu respectarea mai multor reguli generale: documentele vor fi grupate in dosare care au numere, snuruite si parafate, gruparea documentelor se face cronologic si sistematic in fiecare exercitiu financiar la care se refera. Pentru fuziunea sau lichidarea societatii documentele care sunt aferente acestei perioade vor fi arhivate separat.
Dosarele se pastreaza si in spatii care sunt special amenajate in scopul acesta si care sunt asigurate contra distrugerii sau sustragerii si dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.
Evidenta tuturor documentelor existente in arhiva se va tine cu ajutorul registrului de evidenta in care vor fi trecute dosarele si documentele intrate in arhive si miscarea lor in timp.
Ce ar mai trebui sa pastram in arhive? Sunt mai multe documente ce trebuie pastrate in arhive cum ar fi statele de salarii care se vor pastra pentru 50 de ani, registrele si documentele justificative si contabile care se vor pastra pentru 10 ani, incepand din momentul in care s-a terminat exercitiul financiar in cursul caruia s-a intocmit cu mai multe exceptii.
Facturile pentru bunurile de capital sau pentru cele imobile care stau la baza determinarii taxelor deductibile se pastreaza. Persoanele impozabile trebuie sa tina o situatie a bunurilor de capital care vor face obiectul ajustarii taxelor deductibile ce vor permite controlul taxelor aferente si ajustarilor efectuate.
Situatia aceasta va trebui pastrata pentru o perioada care va incepe din momentul in care taxele aferente cumpararii bunului de capital sunt exigibile si se termina la 5 ani din momentul in care a expirat perioada in care pot sa fie solicitate ajustari. Orice alte astfel de inregistrari care au legatura cu documentele, jurnalele si bunurile de capital trebuie sa fie pastrate tot pentru aceeasi perioada. Urmatoarele documente pot sa fie pastrate si pe o durata de 5 ani daca nevoile proprii ale unitatii nu cr pastrarea lor pentru o perioada mai mare.
Notele de receptie si de constatare de diferente se pastreaza, la fel si bonurile de primire, de transfer si de predare.
