Munca colaborativa, aparitia platformelor colaborative a fost foarte puternica in ultimii ani. O crestere care raspunde unei cereri pe zi ce trece tot mai mare. In acest articol, ne intereseaza avantajele utilizarii acestor tipuri de instrumente pentru colaborare.
Digitalizarea companiei si munca in colaborare
In ultimii ani, mai multi factori au contribuit la cresterea instrumentelor de colaborare in companii. In special, nevoia de digitalizare a organizatiei pentru a raspunde la evolutia mediului, precum si nevoia de a avea instrumente de dezvoltare pentru munca colaborativa.
Ca raspuns la aceste noi nevoi, instrumentele de colaborare s-au multiplicat, creand acum o piata extrem de competitiva. Si, daca fiecare instrument de colaborare are specificul sau, toate ofera avantaje incontestabile atat pentru utilizatori, cat si pentru manageri si mai important pentru companie.
Beneficiile instrumentului de colaborare pentru echipe
Implementarea unui instrument colaborativ in cadrul organizatiei este, in general, un atu deoarece face posibila incurajarea interactiunilor, simplificarea muncii in echipa, stimularea creativitatii si colaborarii.
Instrumentul colaborativ contribuie mai ales la optimizarea muncii si proceselor de zi cu zi din punct de vedere operational: faptul ca informatiile sunt centralizate, ca continutul este actualizat in timp real si ca este accesibil in orice moment permite angajatilor sa lucreaza mai fluid. In plus, acest lucru face posibila reducerea semnificativa a pierderii de informatii.
Din punct de vedere tehnologic, majoritatea solutiilor fac posibila utilizarea directa online a diferitelor formate de documente (procesare de text, foaie de calcul, diagrama etc.) eliminand astfel problemele de versiuni precum si stocarea pe servere fizice.
Folosirea unui instrument colaborativ ofera posibilitatea stabilirii unei adevarate culturi de proiect in cadrul organizatiei: sarcinile fac parte dintr-o continuitate, ceea ce face posibila crearea unei logici pentru activitatile zilnice si valorifica contributia tuturor la proiectele din instanta.
Avantajele instrumentului colaborativ pentru manageri
Platforma de colaborare este un instrument puternic pentru optimizarea muncii zilnice a managerilor. Din punct de vedere al managementului de proiect: majoritatea instrumentelor colaborative fac posibila structurarea proiectelor prin impartirea lor in sarcini, atribuite angajatilor in cauza. Pentru manager, este astfel mai rapid sa lanseze un proiect si mai usor sa urmareasca evolutia acestuia precum si sa stie cine este implicat. In plus, se pot crea spatii de discutie si intalnire, fara a apela la softuri externe, care faciliteaza comunicarea intre mai multe persoane.
Asemenea unui rol intern de „retea sociala”, instrumentul colaborativ poate face posibila referirea tuturor angajatilor in functie de functia, abilitatile si domeniile de expertiza ale acestora, facilitand astfel integrarea competentelor cheie in proiecte.
Anterior, am mentionat centralizarea informatiilor ca un avantaj din punctul de vedere al echipei. Cu toate acestea, este si un atu major pentru managerii care au acces usor si rapid la continut, imbunatatind astfel monitorizarea si supravegherea proiectelor.
Avantajele instrumentului colaborativ pentru companie
Dincolo de avantajele legate de activitatile operationale si munca de zi cu zi, instrumentul colaborativ contribuie si la consolidarea companiei in general. Unul dintre marile sale puncte forte este imbunatatirea comunicarii oferind transparenta dar si prin accelerarea si optimizarea interactiunilor. Aceasta comunicare facilitata are impact pozitiv asupra vietii organizatiei: promoveaza schimburile si asistenta reciproca intre angajati. Este, de asemenea, o solutie de „adunare” a echipelor care sunt relocate fizic.
Un alt aspect important pentru companie este ca instrumentul colaborativ faciliteaza consolidarea, precum si evolutia cunostintelor si a metodelor de lucru. Si, centralizarea informatiilor faciliteaza stocarea si impartasirea know-how-ului.
Intr-un mediu in care procesele de afaceri devin din ce in ce mai complexe si in care instrumentele IT se dezvolta in mod regulat, utilizarea acestui tip de instrumente reprezinta, asadar, un adevarat atu pentru organizatii pentru a face fata provocarilor de performanta, eficienta, productivitate si economii de buget.
Datorita avansurilor tehnologice multe companii acceseaza diferite unelte de colaboare pentru a-si usura procesele din interiorul firmei, pana si statul a recurs la crearea unor optiuni pentru servicii infiintare firma online pentru a usura viata viitorilor antreprenori insa mai multe despre asta in alt articol.
